Categorie archief: Industrie

BI-oplossing helpt Polygone onderbouwde zakelijke beslissingen nemen

PolygonePolygone, een Luxemburgs bedrijf actief in de bouwsector, de industrie, de handel en de openbare dienst, werd geconfronteerd met een gebrek aan inzichtelijke data om zakelijke beslissingen te onderbouwen.

Om dat probleem op te vangen, deed het bedrijf uit Mersch een beroep op de expertise van Gfi PSF. Sinds het begin van de samenwerking in 2012, volgen de projecten elkaar op.

Frankrijk en Wallonië

“Polygone is een KMO die om en bij de 180 mensen in dienst heeft,” zegt Pascal Louis, financieel directeur en HR-verantwoordelijke van de onderneming. “Tot voor kort werkten we bijna uitsluitend in onderaanneming voor grote Luxemburgse bouwbedrijven, voornamelijk als het ging om sloop- of ruimingswerken. Maar intussen zijn onze activiteiten meer gediversifieerd, met onder meer industrie, groene privézones en afvalinzameling voor de handel en distributiesector. De publieke sector is daarnaast ook nog goed voor 10% van ons zakencijfer. Geografisch coveren we intussen zowel het Noord-Oosten van Frankrijk als Wallonië.”

“Ik kwam zelf in 2010 bij het bedrijf als hoofd van de boekhouding. Een van de moeilijkheden was om voor de boekhouding duidelijke indicatoren te vinden om de activiteiten te monitoren. Polygone had uiteraard wel boekhoudsoftware, maar dat programma voorzag geen real-time inzicht in activiteiten, terwijl het bedrijf dat wel nodig had. De tijd tussen het leveren van de prestaties en het verkrijgen van concrete cijfers daarover was te groot om een bedrijf van het kaliber van Polygone verantwoord te kunnen besturen”, legt Pascal Louis uit.

“En ook bij de opvolging van de klanten stelde zich een probleem dat een aanzienlijk financieel risico betekende voor het bedrijf,” aldus Pascal Louis. “Uiteraard wilden we die tekortkomingen op korte tijd oplossen. De focus lag op het sneller inzicht krijgen in de (financiële) data en indicatoren die nodig waren voor de goede werking van het bedrijf. Daarom kozen we voor Gfi PSF, die ons overtuigden van de effectiviteit van hun business intelligence-oplossingen.”

Kwalitatieve rapporten voor het management dankzij BI

“Wij hebben in een aantal etappes een oplossing geïnstalleerd die gebaseerd is op Microsoft SQL Server,” legt Alexandre Roland, Business Solutions Leader bij Gfi PSF uit. “Het project is gestart met het verzamelen van de boekhoudkundige informatie, timesheeting, data over HR en de activiteiten in afvalbeheer. Daarna werden daar de CRM-gegevens nog aan toegevoegd om zo tot een unieke database te komen die rapportage over elk aspect van de activiteiten toelaat. ”

“Wij wilden snel rapporten kunnen maken op basis van gegevens uit verschillende softwarepakketten”, legt Pascal Louis uit. “Daarnaast wilden we correlaties kunnen zien tussen de informatie uit de verschillende afdelingen van het bedrijf om zo de dagelijkse activiteiten beter te kunnen sturen.”

De uitvoering van het project zorgde voor een verbetering van de kwaliteit van de informatie waarover Polygone kan beschikken. De BI- oplossing genereert bijvoorbeeld automatisch een waarschuwing als er een invoerfout plaats heeft. “Dit automatisch waarschuwingssysteem zorgt dat de kwaliteit van de rapportering aan de directie van het bedrijf optimaal is,” aldus Pascal Louis. “Gebruikers bekijken rapporten en ‘kubussen’ (multidimensionale data-analyses) via een portaal en ontvangen de verslagen waarop ze zich abonneren in hun mailbox. Dankzij de ‘kubussen’ kunnen we rapporten beter definiëren en gemakkelijk problemen opsporen en oplossen.”

Win-win partnership
De oplossing die in 2012 door de boekhouding in gebruik werd genomen, zorgde ervoor dat ook andere afdelingen interesse kregen in zo’n systeem. Dat zorgde geleidelijk aan voor een betere doorstroming van informatie tussen de verschillende diensten. En zonder verhoging van de werkdruk.

“De boekhouding ging integreren met de commerciële dienst”, vervolgt Pascal Louis. “De sales-afdeling krijgt automatisch bericht als er facturen vanuit de boekhouding verstuurd worden. Daarnaast krijgen ze ook telkens een financiële update van de omzet per sector en per klant. De opvolging van de betaling is ook verbeterd, wat helpt om de financiële risico’s te beperken.”

“De oplossing evolueert nog voortdurend, zeker wanneer er nieuwe regels of nieuwe behoeften naar boven komen,” zegt Alexandre Roland. “Bovendien komen er ook nog nieuwe projecten aan de oppervlakte. Zo zijn we momenteel bezig om HR te integreren met andere diensten, waardoor relevante informatie gemakkelijk toegankelijk is.”

“GFI PSF heeft de gewoonte om samen met klanten aan een project te werken en ze te betrekken bij elk onderdeel”, aldus Alexandre Roland. “We werken aan kleine projecten waarbij we voortdurend de afstemming met de zakelijke doelstellingen aftoetsen.”

Pascal Louis bevestigt: “Aan het einde van elke werkdag kunnen we de vooruitgang zien. Projecten worden snel afgerond, alles kan meteen in productie… De totale rapportage aan het management is momenteel geautomatiseerd. De tijdwinst is enorm en we kunnen opnieuw alle aandacht besteden aan onze core business. Onze twee bedrijven hebben een win-win partnership ontwikkeld: Gfi PSF doet uiteraard ook de nodige ervaring op binnen de projecten bij Polygone.”

(Interview door Michael Renotte voor IT One)

Gfi helpt Man Truck & Bus met mailmigratie

Man TrucksGfi heeft net een nieuw project afgerond bij MAN Truck & Bus, een van de toonaangevende internationale aanbieders van bedrijfsvoertuigen en transportoplossingen. Daarnaast biedt MAN diesel- en gasmotoren voor on- en offroadtoepassingen aan.

We zetten voor MAN Truck & Bus een nieuwe Exchange-omgeving op en zorgden voor de integratie met de bestaande omgeving.

Daarnaast hebben we de koppeling tussen de bestaande Domino-omgeving en Exchange voorzien en de migratietools op basis van Quest geconfigureerd.

In nauwe samenwerking met de klant werden procedures voor de migratie van mail, kalenders en contacten voorbereid. Nadien heeft MAN Truck de migratie uitgevoerd op en tegelijk trainingen voor eindgebruikersvoorzien. Na de migratie heeft Gfi geassisteerd in een correcte afsluiting van de bestaande Domino-omgeving en verdere integraties van globale adresboeken binnen MAN Truck.

Gfi heeft de afgelopen jaren geinvesteerd in de kennis om klanten te migreren van hun bestaande mailsysteem (met specialisatie in Domino) naar een Exchange-omgeving binnen het bedrijf of in de cloud via Office 365.

Bovendien hebben we ook de nodige ervaring met het migreren van grote volumes, soms tot 1000 personen per dag. Dit alles zorgt ervoor dat we de vereiste expertise hebben en een standaard-aanpak kunnen hanteren in migratieprojecten.

Gfi helpt Atlas Copco om de on-time leveringen van compressoren met 30% te verbeteren

16

Atlas Copco is een wereldleider in het leveren van industriële oplossingen die de productiviteit verhogen. Het bedrijf levert heel wat producten en diensten:
van lucht- en gascompressoren, stroomgroepen, constructie- en mijnbouwmateriaal, industriële gereedschappen en assemblagesystemen, tot de aftermarket en verhuur. In België is Atlas Copco actief via verkoopsorganisaties : Atlas Copco Belgium in Overijse en hebben ze een productiefaciliteit Atlas Copco Airpower in Wilrijk. Samen zijn ze goed voor circa 3.200 medewerkers.

Atlas Copco Airpower, de productiemaatschappij binnen de divisie Compressor Technique die compressoren en generatoren ontwikkelt, produceert en promoot, was op zoek naar een order management-oplossing.

Die oplossing moest zorgen voor ondersteuning en opvolging tijdens het volledige order management proces (OMP), dat loopt van de aanvraag tot de levering van een op maat gemaakte compressor. Tot dan gebeurde dat door een eenvoudige tool die te weinig functionaliteit bood om het hele proces grondig in kaart te brengen.

Eerste kennismaking met agile development

Atlas Copco ging op zoek naar een partner die zo’n oplossing kon ontwikkelen. Omdat Gfi eerder al een onderdeel van dit proces had geïmplementeerd – het ondersteunen van de creatie van offertes via een maatoplossing – koos Atlas Copco ervoor om het volledige order management- proces hierin te integreren en daarvoor de expertise van Gfi in te schakelen.

“GFI stelde ons eigenlijk al snel voor om deze tool niet op de klassieke manier te ontwikkelen, maar om te kiezen voor agile development”, vertelt Luc Buyssens, projectleider bij Atlas Copco. “Wij hadden daar nog geen ervaring mee, maar Gfi wist ons te overtuigen dat dit een belangrijke meerwaarde zou bieden in de realisatie van de oplossing. Concreet betekende het dat we niet langer vooraf al onze gebruikersvereisten moesten oplijsten. We konden tijdens het hele ontwikkelproces nog bijsturen op basis van de feedback van gebruikers. Dat zorgde enerzijds voor meer flexibiliteit maar anderzijds legde het ook heel wat druk op onze business-mensen, die intensief bij de ontwikkeling betrokken waren. Het voordeel was dan weer wel dat we al snel concrete dingen konden tonen aan de mensen die meewerkten.”

Van user story tot final release

De hele ontwikkeling nam uiteindelijk minder dan vijf maanden in beslag. Daarbij was er op wekelijkse basis een meeting tussen de ontwikkelaars van Gfi en een van de verantwoordelijken van een afdeling bij Atlas Copco, met de bedoeling telkens een specifieke user story op te tekenen. Op die manier werden alle gebruikersvereisten week na week in kaart gebracht, goedgekeurd door Atlas Copco en nadien ontwikkeld door Gfi. “Dat zorgde ervoor dat we na twee maanden al een eerste release hadden die onze mensen konden gebruiken”, legt Luc Buyssens uit. “Op basis daarvan konden we verder bijsturen. Die flexibiliteit en het feit dat onze business-mensen en de ontwikkelaars van Gfi echt op dezelfde lijn zaten, zorgden ervoor dat we erg tevreden waren over het eindresultaat.”

On-time delivery stijgt met meer dan 30%

De uiteindelijke oplossing – Project Management Application of PMA – krijgt zijn data via geautomatiseerde weg uit andere oplossingen (zoals de ERP- oplossing bijvoorbeeld). Daarna volgt de PMA het volledige proces stap per stap, verwittigt tijdig de juiste mensen wanneer een actie vereist is en waarschuwt als het project ergens vertraging oploopt. Het management heeft een eigen dashboard om de verschillende projecten op te volgen, maar nog belangrijker is dat hun Customer Centers ook een eigen dashboard hebben: het customer center dashboard. Daarop krijgen zij een stand van zaken en de mijlpalen tijdens het proces en kunnen ze ook documenten raadplegen die verband houden met hun project.

Het resultaat is indrukwekkend. “We halen nu meer dan 80% van onze beloofde leverdata. Bij de kleinere projecten halen we zelfs bijna 90%. Ter vergelijking: vroeger was dat amper 50%. Je snapt dus meteen dat we een veel beter zicht hebben op het hele proces, veel correcter de doorlooptijd kunnen inschatten en daardoor dus heel wat efficiënter kunnen werken”, vertelt Luc Buyssens.

“We zijn zeer tevreden over de resultaten én over de manier van ontwikkeling. We zijn blij dat we daar vertrouwd hebben op het advies en de expertise van Gfi op vlak van agile development”, besluit Luc Buyssens.