Categorie archief: Sectoren

Gfi werkt mee aan het online portaal dat de oppervlakte-aangifte voor landbouwers vereenvoudigt

GFI_150811_Case_SPW_LogoPaconWebWaalse landbouwers kunnen sinds februari 2015 hun oppervlakteaangifte doen via het online portaal PAC-on- web van het ministerie van Landbouw van het Waalse Gewest. Dit portaal werd ontwikkeld met de hulp van Gfi. Deze aangifte is belangrijk voor elke landbouwer, want op basis van de ingevoerde gegevens wordt bepaald of landbouwers recht hebben op steun en subsidies die worden voorgeschoten door het Waalse Gewest en gefinancierd door de Europese Commissie.

Europa was vragende partij om, zoals in andere lidstaten met vergelijkbare oplossingen, het proces voor de aangifte te vereenvoudigen. De automatisering van de codering en verwerking van gegevens, het elimineren van papier, het dichter bij elkaar brengen van administratie en landbouwers en het versnellen van de verwerking van de dossiers moet het voor landbouwers eenvoudiger maken om hun aangifte in te dienen.

Betere communicatie met landbouwers

Waar zo’n 14.000 Waalse landbouwers of hun mandatarissen (consultants of vakbondsafgevaardigden) voorheen een omvangrijk papieren dossier moesten indienen, inclusief met de hand getekende percelen, kunnen ze nu kiezen voor de online aangifte. Beide blijven naast elkaar bestaan tot het elektronische formulier in 2018 verplicht wordt. Dat formulier helpt landbouwers via geautomatiseerde tools fouten en vergissingen te vermijden en inconsistenties op te sporen. Verder kunnen landbouwers via het formulier zeer nauwkeurig en flexibel percelen en landschapskenmerken tekenen en controleren of ze de criteria voor de diversificatie van gewassen en ecologische aandachtsgebieden naleven. Tenslotte kan het formulier landbouwers helpen om keuzes te maken op het gebied van steun en subsidies. Voor het portaal online ging werd het getest door een pilootgroep van 303 gebruikers (waaronder landbouwers, mandatarissen en vakbondsvertegenwoordigers). De tevredenheidsscores waren goed en ook demonstraties
van het platform werden goed onthaald door de agrarische wereld en externe dienstverleners.

De verwachtingen werden ingelost

Het project is in handen van ‘l’Organisme Payeur Wallon’ (OPW), dat een link vormt tussen de Europese Commissie en degene die in aanmerking komen voor landbouwsteun, en kreeg de hulp van een team van consultants van Gfi. Binnen het project werd bijzondere aandacht besteed aan de identificatie van gebruikers en mandatarissen (via de elektronische identiteitskaart), veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens, gebruiksvriendelijkheid en communicatie). Toen de eerste rapporten werden ingediend, bleek het systeem perfect te voldoen aan de verwachtingen, zowel voor de gebruikers als bij ‘l’Organisme Payeur Wallon’(OPW). Een eerste interne audit heeft de goede werking van het portaal al bevestigd. De digitale aangifte is overigens maar een van de diensten die via het nieuwe PAC-on-web portaal zal worden aangeboden aan landbouwers in Wallonië. In een later stadium zullen nieuwe tools worden toegevoegd, zoals een communicatieforum voor landbouwers of het beheer van de aanvragen voor investeringssteun (ISA).

Gfi levert cruciale bijdrage op vlak van ontwerp en methodologie

Gfi was betrokken bij de analyse en de conceptuele uitwerking van de technische architecturen en verleende technische en methodologische ondersteuning voor de teams die het portaal ontwikkelen. Daarnaast bewaakte Gfi de consistentie tussen de functionele analysefase en de ontwikkelingsfase, met de technologische architecturen in het achterhoofd. Het portaal is gebouwd met de open source Liferay-technologie en volgens de agile Scrum-methodologie. Scrum biedt de kans om de ontwikkeling in korte periodes op te splitsen, en zo al tijdens de ontwikkeling te testen en bij te sturen. De ervaring van Gfi met Liferay bleek een grote hulp bij de ontwikkeling van het portaal. Voor dit project deed OPW een beroep op een heterogene groep van experts, waaronder interne IT-specialisten, zakelijke experts en externe consultants. Vanuit haar ervaring met deze methodologie kon Gfi teams begeleiden gedurende de ontwikkeling en leverde het één van de Scrum Masters, vergelijkbaar met een projectmanager. Maar de bijdrage van Gfi stopte daar niet: het leverde ook nog de Java-architect die de technische architectuur heeft ontworpen.

Waalse Maatschappij voor Sociaal Krediet migreert succesvol naar Microsoft Exchange

P1020295Bij een bank een lening krijgen aan goede voorwaarden is niet altijd even eenvoudig. Daarom biedt de Waalse Maatschappij voor Sociaal Krediet (SWCS) inwoners van Wallonië voordelige leningen voor het kopen, bouwen of verbouwen van hun woonst of om de energieprestaties ervan te verbeteren. SWCS gebruikt daarvoor de sociale leningen ‘Habitat for all’ en ‘0% Ecopack’.

De juiste technologie en de juiste partner
Om de mensen te bereiken die nood hebben aan hun diensten, heeft de SWCS een twintigtal lokale afdelingen en loketten overal in Wallonië. Om een optimale communicatie te verzekeren tussen de loketten en het hoofdkantoor in Charleroi is een performante en veilige mailoplossing een noodzaak.
Het probleem was dat er voor het e-mail platform dat gebruikt werd, met name Lotus Notes, geen updates meer gebeurden en dat het verouderd was. Omdat de IT-afdeling van SWCS eerder al koos voor Microsoft om haar infrastructuur en IT-systemen te beheren, werd logischerwijs gekozen voor Microsoft Exchange als e-mailplatform.

“De keuze voor de technologie mocht dan vast liggen, we moesten wel nog de juiste partner vinden om de oplossing te implementeren en daarna uit te rollen op al onze toestellen, inclusief de mobiele apparaten”, zegt Christian Kersmakers, directeur van de IT-afdeling van de Waalse Maatschappij voor Sociaal Krediet.

“We hadden daarom een lijst met zeer nauwkeurige specificaties opgesteld. We kregen aanbiedingen van verschillende dienstverleners en zijn gaan vergelijken. Daarbij stak GFI duidelijk boven de concurrenten uit: hun voorstel was duidelijk, uitgebreid en van hoge kwaliteit. Bovendien had GFI al heel wat ervaring met dit soort migratieprojecten, kent het bedrijf de Microsoft-omgeving en konden hun experts ons overtuigen met hun vakkennis.”

Een totaaloplossing voor een soepele migratie
In totaal kregen zo’n honderd medewerkers van SWCS een nieuwe e-mailoplossing. De timing voor de migratie was krap: de voorbereiding moest gebeuren in juni, de migratie zelf in september en de afronding van het project was voorzien in november. Dit alles moest bovendien gebeuren met een minimale overlast voor de gebruikers. Voor de e-mail en agendatoepassingen werd zelfs geen enkele onderbreking toegestaan.

GFI leverde een totaaloplossing: het installeerde de nieuwe systemen, werkte alle migratieprocedures
uit, zorgde voor opleiding van de gebruikers, verzorgde de integratie met mobiele toestellen en installeerde ook de e-mailtoepassing bij de gebruikers.

Er werden redundante virtuele server geïnstalleerd om de back- up en archivering van e-mails gerelateerde gegevens te realiseren. Daarna werden tests uitgevoerd om de migratie voor te bereiden op de verschillende werkstations. De migratie zelf werd uitgevoerd in batches, ‘s avonds of ‘s nachts, zodat gebruikers geen enkele keer geconfronteerd werden met onbeschikbaarheid of onderbreking van mails.

Integratie en adoptie
Het nieuwe e-mailplatform integreert naadloos met de Microsoft-omgeving van de Waalse Maatschappij voor Sociaal Krediet. Het SharePoint-platform zorgt voor een eenvoudige synchronisatie van de agenda’s, smartphones en tablets van medewerkers die draaien op Windows en de technische ontwikkeling van interne projecten gebeurt via Microsoft .NET.

“Zoals bij elk project waar nieuwe technologie aan te pas komt, zijn training en ondersteuning van gebruikers van cruciaal belang”, vervolgt Christian Kersmakers. “Met de hulp van Gfi hebben we onze collega’s en partners voorbereid op de migratie. We hebben ze ook geïnformeerd in elk stadium van de migratie. Het feit dat de gebruiksvriendelijkheid van de nieuwe oplossing aanzienlijk groter is, vergemakkelijkte onze taak.”

Dankzij deze migratie is de Waalse Maatschappij voor Sociaal Krediet in staat om gebruikers een betere gebruikerservaring, gemakkelijkere informatie-uitwisseling, een betere en veilige toegang tot mobiele apparaten en betere communicatie met partners aan te bieden.

BI-oplossing helpt Polygone onderbouwde zakelijke beslissingen nemen

PolygonePolygone, een Luxemburgs bedrijf actief in de bouwsector, de industrie, de handel en de openbare dienst, werd geconfronteerd met een gebrek aan inzichtelijke data om zakelijke beslissingen te onderbouwen.

Om dat probleem op te vangen, deed het bedrijf uit Mersch een beroep op de expertise van Gfi PSF. Sinds het begin van de samenwerking in 2012, volgen de projecten elkaar op.

Frankrijk en Wallonië

“Polygone is een KMO die om en bij de 180 mensen in dienst heeft,” zegt Pascal Louis, financieel directeur en HR-verantwoordelijke van de onderneming. “Tot voor kort werkten we bijna uitsluitend in onderaanneming voor grote Luxemburgse bouwbedrijven, voornamelijk als het ging om sloop- of ruimingswerken. Maar intussen zijn onze activiteiten meer gediversifieerd, met onder meer industrie, groene privézones en afvalinzameling voor de handel en distributiesector. De publieke sector is daarnaast ook nog goed voor 10% van ons zakencijfer. Geografisch coveren we intussen zowel het Noord-Oosten van Frankrijk als Wallonië.”

“Ik kwam zelf in 2010 bij het bedrijf als hoofd van de boekhouding. Een van de moeilijkheden was om voor de boekhouding duidelijke indicatoren te vinden om de activiteiten te monitoren. Polygone had uiteraard wel boekhoudsoftware, maar dat programma voorzag geen real-time inzicht in activiteiten, terwijl het bedrijf dat wel nodig had. De tijd tussen het leveren van de prestaties en het verkrijgen van concrete cijfers daarover was te groot om een bedrijf van het kaliber van Polygone verantwoord te kunnen besturen”, legt Pascal Louis uit.

“En ook bij de opvolging van de klanten stelde zich een probleem dat een aanzienlijk financieel risico betekende voor het bedrijf,” aldus Pascal Louis. “Uiteraard wilden we die tekortkomingen op korte tijd oplossen. De focus lag op het sneller inzicht krijgen in de (financiële) data en indicatoren die nodig waren voor de goede werking van het bedrijf. Daarom kozen we voor Gfi PSF, die ons overtuigden van de effectiviteit van hun business intelligence-oplossingen.”

Kwalitatieve rapporten voor het management dankzij BI

“Wij hebben in een aantal etappes een oplossing geïnstalleerd die gebaseerd is op Microsoft SQL Server,” legt Alexandre Roland, Business Solutions Leader bij Gfi PSF uit. “Het project is gestart met het verzamelen van de boekhoudkundige informatie, timesheeting, data over HR en de activiteiten in afvalbeheer. Daarna werden daar de CRM-gegevens nog aan toegevoegd om zo tot een unieke database te komen die rapportage over elk aspect van de activiteiten toelaat. ”

“Wij wilden snel rapporten kunnen maken op basis van gegevens uit verschillende softwarepakketten”, legt Pascal Louis uit. “Daarnaast wilden we correlaties kunnen zien tussen de informatie uit de verschillende afdelingen van het bedrijf om zo de dagelijkse activiteiten beter te kunnen sturen.”

De uitvoering van het project zorgde voor een verbetering van de kwaliteit van de informatie waarover Polygone kan beschikken. De BI- oplossing genereert bijvoorbeeld automatisch een waarschuwing als er een invoerfout plaats heeft. “Dit automatisch waarschuwingssysteem zorgt dat de kwaliteit van de rapportering aan de directie van het bedrijf optimaal is,” aldus Pascal Louis. “Gebruikers bekijken rapporten en ‘kubussen’ (multidimensionale data-analyses) via een portaal en ontvangen de verslagen waarop ze zich abonneren in hun mailbox. Dankzij de ‘kubussen’ kunnen we rapporten beter definiëren en gemakkelijk problemen opsporen en oplossen.”

Win-win partnership
De oplossing die in 2012 door de boekhouding in gebruik werd genomen, zorgde ervoor dat ook andere afdelingen interesse kregen in zo’n systeem. Dat zorgde geleidelijk aan voor een betere doorstroming van informatie tussen de verschillende diensten. En zonder verhoging van de werkdruk.

“De boekhouding ging integreren met de commerciële dienst”, vervolgt Pascal Louis. “De sales-afdeling krijgt automatisch bericht als er facturen vanuit de boekhouding verstuurd worden. Daarnaast krijgen ze ook telkens een financiële update van de omzet per sector en per klant. De opvolging van de betaling is ook verbeterd, wat helpt om de financiële risico’s te beperken.”

“De oplossing evolueert nog voortdurend, zeker wanneer er nieuwe regels of nieuwe behoeften naar boven komen,” zegt Alexandre Roland. “Bovendien komen er ook nog nieuwe projecten aan de oppervlakte. Zo zijn we momenteel bezig om HR te integreren met andere diensten, waardoor relevante informatie gemakkelijk toegankelijk is.”

“GFI PSF heeft de gewoonte om samen met klanten aan een project te werken en ze te betrekken bij elk onderdeel”, aldus Alexandre Roland. “We werken aan kleine projecten waarbij we voortdurend de afstemming met de zakelijke doelstellingen aftoetsen.”

Pascal Louis bevestigt: “Aan het einde van elke werkdag kunnen we de vooruitgang zien. Projecten worden snel afgerond, alles kan meteen in productie… De totale rapportage aan het management is momenteel geautomatiseerd. De tijdwinst is enorm en we kunnen opnieuw alle aandacht besteden aan onze core business. Onze twee bedrijven hebben een win-win partnership ontwikkeld: Gfi PSF doet uiteraard ook de nodige ervaring op binnen de projecten bij Polygone.”

(Interview door Michael Renotte voor IT One)

Gfi helpt Man Truck & Bus met mailmigratie

Man TrucksGfi heeft net een nieuw project afgerond bij MAN Truck & Bus, een van de toonaangevende internationale aanbieders van bedrijfsvoertuigen en transportoplossingen. Daarnaast biedt MAN diesel- en gasmotoren voor on- en offroadtoepassingen aan.

We zetten voor MAN Truck & Bus een nieuwe Exchange-omgeving op en zorgden voor de integratie met de bestaande omgeving.

Daarnaast hebben we de koppeling tussen de bestaande Domino-omgeving en Exchange voorzien en de migratietools op basis van Quest geconfigureerd.

In nauwe samenwerking met de klant werden procedures voor de migratie van mail, kalenders en contacten voorbereid. Nadien heeft MAN Truck de migratie uitgevoerd op en tegelijk trainingen voor eindgebruikersvoorzien. Na de migratie heeft Gfi geassisteerd in een correcte afsluiting van de bestaande Domino-omgeving en verdere integraties van globale adresboeken binnen MAN Truck.

Gfi heeft de afgelopen jaren geinvesteerd in de kennis om klanten te migreren van hun bestaande mailsysteem (met specialisatie in Domino) naar een Exchange-omgeving binnen het bedrijf of in de cloud via Office 365.

Bovendien hebben we ook de nodige ervaring met het migreren van grote volumes, soms tot 1000 personen per dag. Dit alles zorgt ervoor dat we de vereiste expertise hebben en een standaard-aanpak kunnen hanteren in migratieprojecten.

Delta Lloyd Life’s nieuwe website zet klanten meteen op de juiste weg

Delta Lloyd Life Screenshot NLDelta Lloyd Groep is een maatschappij die zich al sinds 1807 bezig houdt met verzekeringen, pensioenen, bankzaken en investeringen. Binnen de groep werd in juli 2001 Delta Lloyd Life boven het doopvont gehouden. De nieuwe onderneming ontstond door een samengaan van drie Belgische bedrijven: CGU Life, OHRA Leven en Norwich Union. In 2008 fusioneerde Delta Lloyd Life met Swiss Life Belgium.

De combinatie van complementaire expertises maakt Delta Lloyd Life tot de expert in pensioenen, met een vierde plaats op de Belgische markt van groepsverzekeringen. Sinds 23 januari 2013 staat Delta Lloyd Life genoteerd op de NYSE Euronext Brussel. Het bedrijf telt 580 vaste medewerkers en een uitgebreid kwalitatief netwerk van makelaars.

De bestaande website was verouderd en werd beheerd door een externe partij. Daarom ging Delta Lloyd op zoek naar een partner om een volledig nieuwe website te bouwen waarbij de klant centraal stond. Belangrijke vereisten: snel up te daten, gebruiksvriendelijk voor klanten en makelaars, makkelijk zelf te beheren, geschikt voor mobiele gebruikers en beter vindbaar door zoekmachines.

Levensfases centraal
“We hadden al een volledig nieuw concept uitgetekend, waarbij we de gebruiker centraal stelden”, vertelt Alexander Hof, projectleider bij Delta Lloyd. “Een bezoeker van de website krijgt een gepersonaliseerde ervaring. Hij moet aangeven in welke levensfase hij zit en dan zorgen wij dat hij bij de juiste informatie en de juiste oplossingen terecht komt. Daarnaast wilden we dat mensen die via Google op onze website terecht kwamen ook meteen op de juiste weg gezet werden.” Dat concept moest vertaald worden in een technische oplossing en daarvoor kwam Delta Lloyd bij Gfi terecht.

De flexibiliteit van agile development
Gfi stelde Delta Lloyd voor om het project niet op de klassieke manier te ontwikkelen, maar om te kiezen voor agile development. “Dat was voor ons volledig nieuw, maar we waren snel overtuigd van de meerwaarde”, vertelt Alexander Hof, projectleider bij Delta Lloyd. “We kregen geen volledige website opgeleverd, maar kregen aparte onderdelen die we dan konden testen. Met onze feedback gingen de mensen van Gfi dan opnieuw aan de slag. Dat regelmatige contact zorgde voor meer betrokkenheid en een beter eindresultaat.” Gebruiksvriendelijkheid voor de klant staat centraal, maar ook de beheerders wilden een website die ze zelf eenvoudig en snel konden aanpassen en beheren. “Daarom kozen we voor de open source Liferay Enterprise portal”, vertelt Kris De Leeuw, technical leader enterprise solutions bij Gfi BeLux. “Die oplossing is gebruiksvriendelijk, meertalig en biedt gebruikers via een grafische interface en drag-and- drop-functionaliteit de mogelijkheid om snel zelf dingen aan te passen. Voor de back-end kozen we dan weer voor de robuustheid van de Oracle-database.”

Aparte mobiele site voor smartphones
De hele ontwikkeling nam uiteindelijk minder dan zes maanden in beslag. “We waren blij dat we door die keuze voor agile development ook bovenop de ontwikkeling zaten”, vertelt Alexander Hof. “We hebben samen met Gfi alle belangrijke vereisten kunnen afvinken. We kunnen zelf op een heel eenvoudige manier content toevoegen en aanpassen, we kunnen miniwebsites maken… daarnaast is de SEO verbeterd en hebben we samen een aparte mobiele site ontwikkeld voor smartphones. We kunnen alleen maar tevreden zijn over de samenwerking en het eindresultaat.”

Perfecte link met het commerciële verhaal
“De nieuwe website sluit perfect aan bij ons commerciële verhaal. We promoten hem dan ook actief, gebruiken Google Adwords, vermelden hem in onze reclamecampagnes, enz.”, vertelt Alexander Hof. “Dat zien we ook in de bezoekerscijfers. De puzzelstukken vallen allemaal mooi in elkaar.”
“Nog belangrijker is dat we heel veel positieve commentaren krijgen. Makelaars laten weten dat ze de site heel overzichtelijk vinden en snel bij de informatie komen die ze zoeken. Ze gebruiken de website ook vaker om klanten bepaalde dingen te tonen. Die positieve feedback is minstens even belangrijk als de bezoekerscijfers.”