Categorie archief: BI

BI-oplossing helpt Polygone onderbouwde zakelijke beslissingen nemen

PolygonePolygone, een Luxemburgs bedrijf actief in de bouwsector, de industrie, de handel en de openbare dienst, werd geconfronteerd met een gebrek aan inzichtelijke data om zakelijke beslissingen te onderbouwen.

Om dat probleem op te vangen, deed het bedrijf uit Mersch een beroep op de expertise van Gfi PSF. Sinds het begin van de samenwerking in 2012, volgen de projecten elkaar op.

Frankrijk en Wallonië

“Polygone is een KMO die om en bij de 180 mensen in dienst heeft,” zegt Pascal Louis, financieel directeur en HR-verantwoordelijke van de onderneming. “Tot voor kort werkten we bijna uitsluitend in onderaanneming voor grote Luxemburgse bouwbedrijven, voornamelijk als het ging om sloop- of ruimingswerken. Maar intussen zijn onze activiteiten meer gediversifieerd, met onder meer industrie, groene privézones en afvalinzameling voor de handel en distributiesector. De publieke sector is daarnaast ook nog goed voor 10% van ons zakencijfer. Geografisch coveren we intussen zowel het Noord-Oosten van Frankrijk als Wallonië.”

“Ik kwam zelf in 2010 bij het bedrijf als hoofd van de boekhouding. Een van de moeilijkheden was om voor de boekhouding duidelijke indicatoren te vinden om de activiteiten te monitoren. Polygone had uiteraard wel boekhoudsoftware, maar dat programma voorzag geen real-time inzicht in activiteiten, terwijl het bedrijf dat wel nodig had. De tijd tussen het leveren van de prestaties en het verkrijgen van concrete cijfers daarover was te groot om een bedrijf van het kaliber van Polygone verantwoord te kunnen besturen”, legt Pascal Louis uit.

“En ook bij de opvolging van de klanten stelde zich een probleem dat een aanzienlijk financieel risico betekende voor het bedrijf,” aldus Pascal Louis. “Uiteraard wilden we die tekortkomingen op korte tijd oplossen. De focus lag op het sneller inzicht krijgen in de (financiële) data en indicatoren die nodig waren voor de goede werking van het bedrijf. Daarom kozen we voor Gfi PSF, die ons overtuigden van de effectiviteit van hun business intelligence-oplossingen.”

Kwalitatieve rapporten voor het management dankzij BI

“Wij hebben in een aantal etappes een oplossing geïnstalleerd die gebaseerd is op Microsoft SQL Server,” legt Alexandre Roland, Business Solutions Leader bij Gfi PSF uit. “Het project is gestart met het verzamelen van de boekhoudkundige informatie, timesheeting, data over HR en de activiteiten in afvalbeheer. Daarna werden daar de CRM-gegevens nog aan toegevoegd om zo tot een unieke database te komen die rapportage over elk aspect van de activiteiten toelaat. ”

“Wij wilden snel rapporten kunnen maken op basis van gegevens uit verschillende softwarepakketten”, legt Pascal Louis uit. “Daarnaast wilden we correlaties kunnen zien tussen de informatie uit de verschillende afdelingen van het bedrijf om zo de dagelijkse activiteiten beter te kunnen sturen.”

De uitvoering van het project zorgde voor een verbetering van de kwaliteit van de informatie waarover Polygone kan beschikken. De BI- oplossing genereert bijvoorbeeld automatisch een waarschuwing als er een invoerfout plaats heeft. “Dit automatisch waarschuwingssysteem zorgt dat de kwaliteit van de rapportering aan de directie van het bedrijf optimaal is,” aldus Pascal Louis. “Gebruikers bekijken rapporten en ‘kubussen’ (multidimensionale data-analyses) via een portaal en ontvangen de verslagen waarop ze zich abonneren in hun mailbox. Dankzij de ‘kubussen’ kunnen we rapporten beter definiëren en gemakkelijk problemen opsporen en oplossen.”

Win-win partnership
De oplossing die in 2012 door de boekhouding in gebruik werd genomen, zorgde ervoor dat ook andere afdelingen interesse kregen in zo’n systeem. Dat zorgde geleidelijk aan voor een betere doorstroming van informatie tussen de verschillende diensten. En zonder verhoging van de werkdruk.

“De boekhouding ging integreren met de commerciële dienst”, vervolgt Pascal Louis. “De sales-afdeling krijgt automatisch bericht als er facturen vanuit de boekhouding verstuurd worden. Daarnaast krijgen ze ook telkens een financiële update van de omzet per sector en per klant. De opvolging van de betaling is ook verbeterd, wat helpt om de financiële risico’s te beperken.”

“De oplossing evolueert nog voortdurend, zeker wanneer er nieuwe regels of nieuwe behoeften naar boven komen,” zegt Alexandre Roland. “Bovendien komen er ook nog nieuwe projecten aan de oppervlakte. Zo zijn we momenteel bezig om HR te integreren met andere diensten, waardoor relevante informatie gemakkelijk toegankelijk is.”

“GFI PSF heeft de gewoonte om samen met klanten aan een project te werken en ze te betrekken bij elk onderdeel”, aldus Alexandre Roland. “We werken aan kleine projecten waarbij we voortdurend de afstemming met de zakelijke doelstellingen aftoetsen.”

Pascal Louis bevestigt: “Aan het einde van elke werkdag kunnen we de vooruitgang zien. Projecten worden snel afgerond, alles kan meteen in productie… De totale rapportage aan het management is momenteel geautomatiseerd. De tijdwinst is enorm en we kunnen opnieuw alle aandacht besteden aan onze core business. Onze twee bedrijven hebben een win-win partnership ontwikkeld: Gfi PSF doet uiteraard ook de nodige ervaring op binnen de projecten bij Polygone.”

(Interview door Michael Renotte voor IT One)

BI in het hart van de gezondheidssector bij Centre Hospitalier de Wallonie picarde

Centre Hospitalier de Wallonie picarde
Bestaande uit vier ziekenhuissites in Doornik en een polikliniek in Peruwelz, is Chwapi één van de belangrijkste ziekenhuisinstellingen van Wallonië.  Met meer dan 2.250 medewerkers, een 300 artsen en meer dan 25.000 opnames per jaar, biedt zij een uitgebreide medische dienstverlening aan de inwoners van de regio Doornik.

Om haar operationeel beheer te verbeteren, ging Chwapi op zoek naar een efficiente Business Intelligence (BI) oplossing om haar toe te laten een realtime zicht te krijgen op haar medische, administratieve en financiële activiteiten.

Gefaseerde autonomie

Gfi, openstaand zowel op vlak van materie als van methodologie, was de flexibele en polyvalente partner voor Chwapi. Chwapi wenst namelijk meester te blijven van haar informatie dankzij een oplossing op maat van haar specifieke behoeften. Door hen te betrekken bij de realisatie van de eerste modules was Chwapi in staat de overige modules zelfstandig te realiseren. In tegenstelling tot andere integratoren stelde Gfi ons geen gestandardiseerde oplossing voor met vooraf gedefinieerde interfaces.

In een eerste fase creëerden de Gfi consultants de BI module voor het beheer van de patienten. Een tiental rapporten en dashboards getrokken uit een rapportenserver laten een rechtstreeks overzicht toe op medische sleutelindicatoren, zoals het aantal admissies, de bezettingsgraad, externe bezoeken of ook de gedetailleerde activiteiten van de urgentiedienst.

Preciese informatie voor een grotere flexibiliteit

Deze rapporten zijn vanaf nu te raadplegen door de volledige hoofdartsenstaf en de medische raad van het medisch centrum. Gelijktijdig met deze eerste fase volgen de leden van het analyseteam en de beheerscontrole een gevorderde opleiding in SQL Server, gegeven door Gfi, met het doel de kennis te vergaren nodig om zelf de tweede BI module te realiseren, deze gewijd aan de facturatie. Deze module werd voor 75% gerealiseerd door het team van Chwapi en voor 25% door de Gfi consultants. In de komende jaren zullen nog andere modules de BI tool vervolledigen.

Op basis van deze duidelijke rapporten kan de directie van het medisch centrum snelle, precieser en flexibeler ageren. Controlelijsten laten vanaf nu toe om gegevens te vergelijken en te valideren op het moment van de encodering en dit op verschillende niveaus.

Een flexibele en polyvalente partner

Gfi – in de rol van integrator, consultant en trainer – stelde de juiste methodologie voor en liet toe de controle te behouden over de tools en de ontwikkelingen. Chwapi is niet afhankelijk van een partner maar kan desalniettemin rekenen op de expertise van Gfi indien de nood zich voordoet.