Hoe laat je een mailmigratie foutloos verlopen?

GFI_JoeyBergen-350x350Een migratie van een mailsysteem mag van buitenaf simpel lijken, de realiteit is vaak anders. Er zijn immers heel wat dingen om rekening mee te houden: er mag geen data verloren gaan, gebruikers moeten kunnen blijven verder werken, de toegang tot kalenders en gedeelde mailboxen moet blijven bestaan, enz.

Omdat wij de nodige kennis in huis hebben van beide oplossingen en omdat we al flink wat expertise in huis hebben met dit soort projecten, hebben we een standaard stappenplan uitgewerkt.

Voor de migratie

  • Zorg dat alles perfect in orde is binnen de omgeving van waaruit gemigreerd wordt. Als de basis fouten bevat, kan het eindresultaat onmogelijk correct zijn
  • Wanneer er sprake is van archieven te migreren, zorg dat je ze kan centraliseren
  • Breng in kaart welke gedeelde mailboxen en kalenders allemaal bestaan
  • Zorg ervoor dat alle toegangsrechten in orde zijn
  • Overloop met een aantal key users belangrijke functionaliteiten of wensen
  • Bekijk welke applicaties momenteel gebruik maken van het mailsysteem (bv. fax, sms, barcode scanning, enz.) en wat de mogelijkheden zijn om ze te gebruiken op het nieuwe systeem

Tijdens de migratie

  • Voorzie de nodige bandbreedte om snelle datatransfers mogelijk te maken
  • Kies bij voorkeur voor transfers buiten de kantooruren zodat de onbeschikbaarheid van de mail minimaal is
  • Zet het grootste deel van de data vooraf al over,zodat de eigenlijke migratie op één dag kan gebeuren
  • Indien je alle mailboxen op 1 dag overzet voorzie dan genoeg support

Na de migratie

  • Zorg voor voldoende informatie en training voor de gebruikers
  • Zorg voor extra support de eerste dagen na de migratie (er zullen meer – vaak eenvoudige – vragen komen)
  • Laat gebruikers meteen een controle doen

Change management blijft een héél belangrijk aandachtspunt. Denk aan interne communicatie, workshops en trainingen. Dat zorgt voor betrokkenheid: mensen merken dat ze geïnformeerd en ook gehoord worden. Dat verlaagt de weerstand tegenover de nieuwe oplossing en zorgt voor een snellere overgang met minder struikelblokken bij het (eerste) gebruik.

Maar zelfs met zo’n stappenplan komen er altijd nog wel verrassingen naar boven. Op zo’n moment is het belangrijk dat je expertise hebt en beide oplossingen grondig kent om kort op de bal te kunnen spelen.

Mobiliteit: vriend of vijand van HR?
Workflow en business productivity: meer dan technologie