Workflow en business productivity: meer dan technologie

Reginald De PalmenaerSteeds meer bedrijven proberen vandaag hun klassieke papieren workflows te digitaliseren. Dan gaat het niet alleen over de procedures, maar ook over templates, de opslag van documenten, digitale handtekeningen, enz.

Deze trend is al enkele jaren aan de gang maar raakt stilaan in een stroomversnelling. Voornamelijk doordat ondersteunende tools, zoals Microsoft Sharepoint en Liferay, intussen matuur genoeg zijn om écht werk te maken van volledig digitale workflows. De belangrijkste drijfveren om te digitaliseren blijven dezelfde: een drang naar uniformisering, efficiëntie en kostenbesparingen.

We merken wel dat er een groot verschil is tussen bedrijven onderling. Bij het ene zijn de huidige processen en workflows – op papier of in een andere tool – al beschreven, bij het andere moeten we van nul beginnen en eerst de eigenlijke workflow in kaart brengen. Momenteel ligt die verhouding ongeveer 50-50, schat ik zo.

Change management

Het grootste struikelblok in het hele digitaliseringsproces is echter niet zozeer het in kaart brengen van die workflows of het implementeren van een of andere technologische oplossing, maar wel change management. Wanneer mensen bepaalde procedures en workflows gewoon zijn, vergt het energie en tijd om hen te overtuigen om te veranderen én om die nieuwe manier van werken ook echt ingeburgerd te krijgen.

Een mooi voorbeeld is de digitale handtekening: voor heel wat mensen heeft die nog steeds minder waarde dan een handtekening op papier. Terwijl er juridisch geen enkel verschil is. Automatiseren en digitaliseren is dus niet louter een technische kwestie, er speelt ook een stukje psychologie.

Communicatie & training

Communicatie, workshops en trainingen zijn dan ook een must. Al van bij het begin van een project overigens: wij organiseren altijd intake-gesprekken met key users van verschillende departementen om te polsen naar specifieke noden, eisen, quick wins en struikelblokken. Tegelijk zorgen die gesprekken voor betrokkenheid: mensen merken dat ze gehoord worden. Die betrokkenheid doorheen het hele traject maakt de adaptatie van de nieuwe workflow wat makkelijker. Het is belangrijk dat mensen weten dat er een oplossing voor hén gemaakt wordt en dat ze niet de zoveelste standaardoplossing op hun bord krijgen.

Digitaliseren is voor een stukje ICT, maar altijd in functie van de business.

Hoe laat je een mailmigratie foutloos verlopen?
Drie redenen om aan de slag te gaan met collaboration tools