Drie redenen om aan de slag te gaan met collaboration tools

Stijn SoensIn mijn eerdere blogpost over “Het succes/falen van collaboration tools” had ik het over de evolutie die collaboration tools al hebben doorgemaakt en de belangrijkste factor die succes of falen bepaalt.

Mocht u nog twijfelen of collaboration tools een goed idee zijn in uw bedrijf, lees dan zeker even verder.

U raakt verlost van de beperkingen van e-mail

E-mail blijft bij veel bedrijven nog steeds het centrale platform om informatie te delen of zelfs ‘samen te werken’. Maar e-mail heeft heel wat beperkingen. Er is geen centrale opslag, u hebt geen archief dat voor iedereen beschikbaar is, u weet nooit zeker of u de meest recente versie van een document bekijkt, met grote bestanden werken lukt niet, real-time communicatie is moeilijk, enz. Collaboration tools lossen dat soort problemen op. Moet je e-mail vergeten? Natuurlijk niet, maar collaboration tools bieden heel wat interessante extra’s die e-mail niet heeft.

U beperkt datavolumes

De hoeveelheid data binnen een bedrijf neemt nog steeds exponentieel toe. Met de huidige tools wordt die data bovendien vaak nog meerdere keren gekopieerd en verspreid binnen het netwerk en op meerdere plaatsen opgeslagen. Collaboration tools laten u toe om alles te centraliseren en zo de hoeveelheid data die wordt opgeslagen én getransfereerd flink te beperken. Uw kostenplaatje voor opslag zal er flink positiever uitzien.

U verhoogt productiviteit en kennis

Collaboration tools laten mensen toe om efficiënter samen te werken, in real-time te overleggen (zelfs al zitten ze op verschillende plekken), samen aan bepaalde documenten of projecten te werken… En idealiter moet er minder tijd besteed worden aan vergaderen en mailen. Bovendien wordt ook kennis meer ontsloten door collaboration tools. Medewerkers weten beter van elkaar waarmee ze bezig zijn en kunnen zo makkelijk kennis en ervaringen uitwisselen.

Workflow en business productivity: meer dan technologie
Hoe zorgt u ervoor dat collaboration tools ook echt gebruikt worden in uw bedrijf?