Breken HR Analytics eindelijk door in 2016?

Philippe TremourouxAl enkele jaren wordt verteld dat HR Analytics voor de HR-afdeling de poort is naar het walhalla. HR Analytics zou HR-managers helpen om hun beleid te optimaliseren en hun medewerkers efficiënter, effectiever én gelukkiger te maken. Maar toch bleef het vaak vooral bij woorden. Intussen lijkt de technologie echter eindelijk klaar om die boude beweringen ook effectief in realiteit om te zetten. Maar hoe moeilijk of makkelijk is dat eigenlijk, het gebruik van HR Analytics?

HR Analytics versus HR Metrics
Daarvoor moeten we eerst een duidelijk onderscheid maken tussen HR Analytics en HR metrics. Want beide termen worden – zeker door softwareleveranciers – al eens door elkaar gehaald.

HR Analytics is het kwantificeren (of identificeren) van de mogelijkheden en de impact van de medewerkers – het menselijk kapitaal in vaktermen – door middel van statistische technieken zoals correlaties, regressies, modeling, data mining, machine learning, enz. Deze technieken kunnen toegepast worden op employee surveys, financiële data, klantengegevens, operationele gegevens, enz. Dit gebeurt niet met de bedoeling om te rapporteren, maar om strategische prioriteiten of problemen effectief aan te pakken.

HR Metrics is het verzamelen en kwantificeren van data van en voor HR, meestal met de bedoeling om hierover te rapporteren. HR Metrics vormen dus een basis om HR Analytics mogelijk te maken.

Gesegmenteerde data
Probleem is dat veel HR-tools veel data verzamelen, maar dat dit lang niet altijd in real-time of gesegmenteerd gebeurt. Het moet niet gezegd dat geaggregeerde data (bijvoorbeeld de organisatie heeft 5% ziekteverzuim) minder waardevol is dan gesegmenteerde data (bijvoorbeeld het ziekteverzuim van de top ICT-medewerkers tijdens hun eerste 3 jaren, gesegmenteerd op leeftijd, afdeling en manager). Idem voor real-time data: die is uiteraard bruikbaarder dan rapportage na de feiten.

Met Gfi Chronotime hebben we een oplossing ontwikkeld die beide uitdagingen aanpakt en de kwaliteit van de HR Metrics – en inherent dus ook de HR Analytics – verbetert. Onze oplossing voor activiteits- en tijdsbeheer kan immers wél in real-time en gesegmenteerd data verzamelen en combineert tijdsregistratie, activiteitsbeheer en planningstools.

Voor de techneuten: we hebben meerdere multidimensionele meters die kunnen afgesteld worden om specifieke data te registreren. Die data kan dan in real-time gebruikt worden om planningen op te stellen en aan te passen en analyses te maken.

HR Analytics in 2016?
De data is er, de HR Metrics zijn er en de HR Analytics tools zijn er. Niets staat dus een doorbraak van HR Analytics nog in de weg. Of toch? We mogen niet vergeten dat HR Analytics naast technologie ook behoorlijk wat inspanningen en expertise vraagt van de HR-medewerker. Ook daar is nog een weg af te leggen. Maar het resultaat is uiteraard wél de moeite waard: HR Analytics kunnen helpen een aantal strategische prioriteiten (denk aan het versterken van leiderschap, het versnellen van ‘time to productivity’ na aanwerving, het versterken van de innovatie-vaardigheden enz.) of problemen (bijvoorbeeld de impact van laag engagement van het sales-team, impact van het hoog verloop van ‘high performers’, enz) aan te pakken.

Daarom hoop ik dat 2016 het jaar wordt waarin HR Analytics definitief doorbreken.

Mobiliteit: vriend of vijand van HR?

De toenemende mobiliteit van werknemers in al zijn vormen is voor heel wat bedrijven vandaag een uitdaging. Enerzijds zorgt ze voor heel wat positieve veranderingen: medewerkers ervaren meer vrijheid én verantwoordelijkheid, streven naar een betere work-life balance, werken flexibeler, winnen aan efficiëntie, enz. Tegelijk kan een bedrijf vaak besparen op overbodige kantoorruimte en heeft het meer argumenten om nieuwe mensen aan te werven.

Aan de andere kant zorgen de verschillende vormen van mobiliteit elk op zich voor nieuwe uitdagingen voor bedrijven. Zeker voor de HR-afdeling ligt er flink wat werk op de plank.

Externe mobiliteit
De externe mobiliteit uit zich vandaag in flexdesks, co-working spaces, thuiswerk, werken bij de klant, enz. Ze zorgt uiteraard voor een aantal technologische en praktische beslommeringen – denk bijvoorbeeld aan ICT-systemen en toestellen, communicatie, security, enz – maar ook voor specifieke uitdagingen voor HR: hoe doe je aan activiteits- en tijdsregistratie als niet alle medewerkers ‘binnen’ komen? Hoe heb je zicht op wie waar werkt op welk moment? Hoe blijf je in orde met compliance & regulations?

Interne mobiliteit
Interne mobiliteit gaat om de verschuivingen binnen een organisatie: mensen werken niet altijd meer binnen eenzelfde afdeling, veranderen vaker van functie of positie, werken voor meerdere filialen, afdelingen of managers tegelijk, enz. Dat zorgt op zijn beurt voor meer complexiteit op vlak van werk- en vakantieplanning, evaluaties, enz.

Carrièremobiliteit
Full-time is bovendien niet meer het enige statuut binnen een bedrijf. Halftijds, 7/8, 4/5, op zelfstandige basis, binnen een freelance-statuut, enz. Het kan en gebeurt allemaal. Die verschillende arbeidsregimes zorgen uiteraard voor extra hoofdbrekens voor HR.

Informatiemobiliteit
Tenslotte zit ook nog heel wat van de bedrijfsinformatie verspreid binnen verschillende systemen en oplossingen en willen medewerkers graag altijd en overal toegang tot de gegevens die voor hen relevant zijn. Opnieuw een hele kluif voor HR. Bijvoorbeeld om toegangsrechten goed af te stemmen met IT, om in kaart te brengen wie nu welke toestellen en abonnementen heeft en of die al dan niet van het bedrijf zijn of niet, enz.

Wij komen met twee nieuwe oplossingen alvast tegemoet aan een aantal van deze uitdagingen.

Met Gfi Chronotime hebben we een oplossing voor activiteits- en tijdsbeheer die is afgestemd op de moderne manier van werken. Ze kan de meest complexe situaties managen en is toch zeer eenvoudig en intuïtief in gebruik.

Gfi CompanyHub speelt in op de nood van medewerkers om altijd en overal toegang te hebben tot bedrijfsinformatie. De app geeft je toegang tot een beveiligd mobiel platform waarop je gegevens uit bedrijfstoepassingen eenvoudig en veilig kan raadplegen. Denk bijvoorbeeld aan gegevens uit het CRM-systeem, de ERP-oplossing, Sharepoint, Yammer, SQL-databases, RSS-streams, enz.

Welke impact heeft mobiliteit nu al op jouw bedrijf? Word je ook geconfronteerd met deze problemen? Ik lees het graag in de comments.

Gfi werkt mee aan het online portaal dat de oppervlakte-aangifte voor landbouwers vereenvoudigt

GFI_150811_Case_SPW_LogoPaconWebWaalse landbouwers kunnen sinds februari 2015 hun oppervlakteaangifte doen via het online portaal PAC-on- web van het ministerie van Landbouw van het Waalse Gewest. Dit portaal werd ontwikkeld met de hulp van Gfi. Deze aangifte is belangrijk voor elke landbouwer, want op basis van de ingevoerde gegevens wordt bepaald of landbouwers recht hebben op steun en subsidies die worden voorgeschoten door het Waalse Gewest en gefinancierd door de Europese Commissie.

Europa was vragende partij om, zoals in andere lidstaten met vergelijkbare oplossingen, het proces voor de aangifte te vereenvoudigen. De automatisering van de codering en verwerking van gegevens, het elimineren van papier, het dichter bij elkaar brengen van administratie en landbouwers en het versnellen van de verwerking van de dossiers moet het voor landbouwers eenvoudiger maken om hun aangifte in te dienen.

Betere communicatie met landbouwers

Waar zo’n 14.000 Waalse landbouwers of hun mandatarissen (consultants of vakbondsafgevaardigden) voorheen een omvangrijk papieren dossier moesten indienen, inclusief met de hand getekende percelen, kunnen ze nu kiezen voor de online aangifte. Beide blijven naast elkaar bestaan tot het elektronische formulier in 2018 verplicht wordt. Dat formulier helpt landbouwers via geautomatiseerde tools fouten en vergissingen te vermijden en inconsistenties op te sporen. Verder kunnen landbouwers via het formulier zeer nauwkeurig en flexibel percelen en landschapskenmerken tekenen en controleren of ze de criteria voor de diversificatie van gewassen en ecologische aandachtsgebieden naleven. Tenslotte kan het formulier landbouwers helpen om keuzes te maken op het gebied van steun en subsidies. Voor het portaal online ging werd het getest door een pilootgroep van 303 gebruikers (waaronder landbouwers, mandatarissen en vakbondsvertegenwoordigers). De tevredenheidsscores waren goed en ook demonstraties
van het platform werden goed onthaald door de agrarische wereld en externe dienstverleners.

De verwachtingen werden ingelost

Het project is in handen van ‘l’Organisme Payeur Wallon’ (OPW), dat een link vormt tussen de Europese Commissie en degene die in aanmerking komen voor landbouwsteun, en kreeg de hulp van een team van consultants van Gfi. Binnen het project werd bijzondere aandacht besteed aan de identificatie van gebruikers en mandatarissen (via de elektronische identiteitskaart), veiligheid en vertrouwelijkheid van gegevens, gebruiksvriendelijkheid en communicatie). Toen de eerste rapporten werden ingediend, bleek het systeem perfect te voldoen aan de verwachtingen, zowel voor de gebruikers als bij ‘l’Organisme Payeur Wallon’(OPW). Een eerste interne audit heeft de goede werking van het portaal al bevestigd. De digitale aangifte is overigens maar een van de diensten die via het nieuwe PAC-on-web portaal zal worden aangeboden aan landbouwers in Wallonië. In een later stadium zullen nieuwe tools worden toegevoegd, zoals een communicatieforum voor landbouwers of het beheer van de aanvragen voor investeringssteun (ISA).

Gfi levert cruciale bijdrage op vlak van ontwerp en methodologie

Gfi was betrokken bij de analyse en de conceptuele uitwerking van de technische architecturen en verleende technische en methodologische ondersteuning voor de teams die het portaal ontwikkelen. Daarnaast bewaakte Gfi de consistentie tussen de functionele analysefase en de ontwikkelingsfase, met de technologische architecturen in het achterhoofd. Het portaal is gebouwd met de open source Liferay-technologie en volgens de agile Scrum-methodologie. Scrum biedt de kans om de ontwikkeling in korte periodes op te splitsen, en zo al tijdens de ontwikkeling te testen en bij te sturen. De ervaring van Gfi met Liferay bleek een grote hulp bij de ontwikkeling van het portaal. Voor dit project deed OPW een beroep op een heterogene groep van experts, waaronder interne IT-specialisten, zakelijke experts en externe consultants. Vanuit haar ervaring met deze methodologie kon Gfi teams begeleiden gedurende de ontwikkeling en leverde het één van de Scrum Masters, vergelijkbaar met een projectmanager. Maar de bijdrage van Gfi stopte daar niet: het leverde ook nog de Java-architect die de technische architectuur heeft ontworpen.

Integratie is het nieuwe sleutelwoord voor ITSM

IT Service Management (ITSM) wordt door veel bedrijven nog steeds bekeken als een kostenpost (of een noodzakelijk kwaad?). Toch evolueert ITSM voortdurend en ligt de focus steeds vaker ook op de return on investment.

Steeds meer aanbieders van ITSM-oplossingen proberen dan ook om kosten te besparen door automatisering en integratie. Dat is een antwoord op een vraag uit de markt: meer en meer bedrijven zoeken naar ITSM-oplossingen die zo compleet mogelijk zijn en alle IT-services kunnen afdekken, maar zonder de flexibiliteit te verliezen die IT moet kunnen bieden aan de business. Twee voorbeelden om dit wat duidelijker te maken.

Door de recente ontwikkelen van DevOps kunnen operatoren eenvoudiger samenwerken met de ontwikkelaars van IT-systemen. Zij moeten er samen voor waken dat er snel gereageerd wordt op vragen of een onverwachte problemen. Ze kunnen snel samen aanpassingen doen en de dienstverlening verbeteren zonder dat ze geconfronteerd worden met complexiteit gelinkt aan hun specifieke tools. De ITSM-oplossing moet dus zowel in staat zijn om tegemoet te komen aan de noden/eisen van helpdeskmedewerkers, operatoren en ontwikkelaars en een transversaal beheer (productie, support, enz.) mogelijk maken. ITSM integreert dus steeds vaker activiteiten die tot voor kort in verschillende silo’s waren ondergebracht.

Daarnaast kiezen heel wat bedrijven ook voor de Bring You Own Device (BYOD)-strategie. Dat heeft uiteraard gevolgen voor governance en veiligheid. De impact die BYOD heeft op IT Service Management wordt evenwel vaak geminimaliseerd. De verscheidenheid aan toestellen zorgt nochtans voor een aantal vragen: moeten alle toestellen (h)erkend worden, ondersteund worden, (deels) beheerd worden, enz. De integratie van tools om zowel externe als bedrijfstoestellen te beheren en te ondersteunen binnen de ITSM-oplossing, helpt om problemen op te vangen, administratieve kosten te reduceren én medewerkers meer mobiel en productiever te maken.

Integratie is dus hét nieuwe sleutelwoord voor ITSM.